Seit 2015 haben die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GOBD) nun Geltung und spätestens seit Anfang 2017 ist die Schonfrist abgelaufen. Es drohen empfindliche Strafen. Erste Fälle von negativ ausgefallenen Betriebsprüfungen mit entsprechenden Forderungen der Finanzämter gab es bereits.
In erster Linie geht es um:
- Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen
- Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
- Aufbewahrungspflicht für digitale Belege, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
- Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Die GDI-Produkte können Sie bei der Einhaltung der ersten drei Punkte unterstützen.
Insbesondere bei der Archivierung digitaler Daten stellt das Belegarchiv der GDI Business-Line ein nützliches Tool dar, um schwerwiegende Folgen zu vermeiden: sind Daten oder Dokumente elektronisch im Unternehmen eingegangen oder entstanden, müssen sie gemäß den GoBD auch elektronisch aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Aufbewahrung von elektronisch erzeugten Dokumenten in Papierform ist hierbei nicht zulässig. Für die gesamte Aufbewahrungsfrist müssen die elektronischen Daten unveränderbar elektronisch aufbewahrt und lesbar sein.
Fordern Sie daher ein Angebot an: für das Zusatzmodul Belegarchiv bzw. für ein Update auf die aktuellste Software-Version inklusive Belegarchiv.
E-Mail: info@ekm.de, Telefon: 089 629960-0
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Ihr EKM-Team