Die Erich Berghammer GmbH ist ein Betrieb des Elektrohandwerks mit 10 Mitarbeitern. Und für 2020 haben sie sich die Einführung einer Zeiterfassung vorgenommen. Zum einen wollen Sie den gesetzlichen Anforderungen voraus sein, sich als modernen Handwerksbetrieb präsentieren und natürlich möchten sie auch etwas verbessern – für Mitarbeiter und Geschäftsführung. Bequemer, transparenter und deutlich weniger Aufwand war das Ziel.
Wie es so war vor GDI Zeit
Die Monteure, die tagsüber auf wechselnden Baustellen unterwegs sind, erfassten ihre Zeiten auf Vorlagen in Papier. Diese wurden dann wöchentlich mit den Regiezetteln im Büro abgegeben. Wenn so alles über eine Woche gesammelt wird, kann natürlich auch mal was verloren gehen. Oder im Eifer des Gefechts vergisst der Monteur die Dokumentation und versucht sich dann nach einer Woche so gut es geht zu erinnern, was er wo wie lange gearbeitet hat.
Der zeitlich verzögerte Überblick bezüglich der Zahlen, Daten, Fakten entsprach nicht den Ansprüchen der Firma Berghammer. Somit war auch die Überwachung der Budgets nicht in der Form möglich, wie es sich die Geschäftsführung gewünscht hat.
Der Monatsabschluss dauerte gerne 3 Tage und kostete viele Nerven.
Wie läuft es jetzt
Kostenstellenbezogen „stempeln“ die Monteure ihre Zeiten auf der Handy-App mit wenigen Klicks. Die Zeiten werden online übermittelt und sind in der GDI Zeiterfassung direkt sichtbar. Bei der Firma Berghammer wurde jedem Auftraggeber eine Kostenstelle zugeordnet. Die GDI ist hier sehr flexibel, Kostenstellen können je nach Auswertungswunsch leicht vom Kunden selbst eingerichtet werden.
Jeder Mitarbeiter hat ein Gleitzeitkonto, das die aktuellen Plus- bzw. Minusstunden anzeigt. Steht zum Beispiel ein privater Termin an, wird per App der Zeitausgleich beantragt, genehmigt und ist auch direkt in der Zeiterfassung dokumentiert. Auch Urlaube werden per App beantragt und der Krankenstand erfasst.
Frau Berghammer schaut jeden Morgen kurz in die Zeiterfassung und prüft, ob soweit alles passt. Falls zum Beispiel was vergessen wurde, wird es mit den Monteuren direkt geklärt und angepasst.
Mit wenigen Klicks kann der Chef immer und überall die Budgets, sprich die geleisteten Stunden auf den Baustellen, kontrollieren. Im Blick hat er auch den Gesamtstatus und die laufenden Anträge.
Der Monatsabschluss ist nun an einem Tag geschafft. Die bessere Aufbereitung der Daten für die Lohnbuchhaltung spart Zeit bei der Weiterverarbeitung in GDI Lohn. Und kein aufwändiges Abgleichen der Zettelwirtschaft mehr.
Und ein bisschen schwierig war es schon auch
Etwas ändern, das seit 40 Jahren so gemacht wird – da kamen Widerstände. Die Mitarbeiter waren skeptisch und fühlten sich kontrolliert. Was de facto auch so ist. Doch mit Erklärungen und Kulanz konnten die Mitarbeiter für das System gewonnen werden. Die Argumente von Herrn und Frau Berghammer waren, dass ja nun auch wirklich jede Minute, die der Mitarbeiter länger bleibt, erfasst wird. Man ist einfach ehrlicher miteinander. Und wenn durch einen Notfall mal eine Pause nicht genommen werden kann, wird sie dem Mitarbeiter gutgeschrieben.
Die meisten Mitarbeiter kamen mit der App sofort zurecht und wenn es mal hakte konnten wir das zusammen schnell lösen.
Fazit von Stefanie Berghammer
Die Erwartungen an die Zeiterfassung wurden auf jeden Fall erfüllt. Die ersten zwei Monatsabschlüsse sind erledigt. Zur Sicherheit haben die Mitarbeiter ihre Zeiten in der gewohnten Papierversion und per App erfasst. Es hat alles gestimmt und von Seiten der Geschäftsführung ist einer Erfassung auf Papier nicht mehr erforderlich. Dieser Schritt hat auch nochmal geholfen, den Mitarbeitern Vertrauen in die neue Zeiterfassung zu geben.
Besonders beeindruckt hat Frau Berghammer die „Feinjustierung“ der GDI Zeit, sprich dass es so gut möglich ist, alle Erfordernisse der Erich Berghammer GmbH abzubilden. Und dass ein System, dass am Anfang so groß erschien, für ein kleines Unternehmen so gut passt.
Über das Feedback von Frau Berghammer „Es ist so, wie ich es mir vorgestellt habe. Ich bin sehr zufrieden.“ haben wir uns natürlich sehr gefreut.
Herzlichen Dank!
Ein großes Dankeschön an Frau Berghammer, dass sie sich die Zeit für ein Interview genommen hat und die Erlaubnis, diesen Erfahrungsbericht mit Ihnen zu teilen.
Weitere Artikel zur Zeiterfassung finden Sie in unserem Blog
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