Viele Unternehmen investieren täglich Stunden in manuelle Prüfung und Erstellung von Rechnungen. Dabei lässt sich dieser Prozess mit modernen Lösungen effizient automatisieren – und das ohne Qualitätsverlust. Lesen Sie, wie Sie mit smarten Prüfmechanismen echte Entlastung schaffen.
Sprechen Sie mit uns über die Automatisierung Ihrer Belegprozesse – gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Manuelle Belegbearbeitung: Ein unterschätzter Kostenfaktor
In vielen mittelständischen Unternehmen ist die Abrechnung von Lieferscheinen und Rechnungen noch Handarbeit. Mitarbeitende prüfen Belege auf Plausibilität, ergänzen Daten, korrigieren Fehler – Tag für Tag, Dokument für Dokument. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und schwer skalierbar.
Besonders bei häufig wiederkehrenden Vorgängen wie der Lieferung von Verbrauchsmaterialien oder der Abwicklung von Servicedienstleistungen summiert sich der Aufwand schnell. Beschäftigen Sie zum Beispiel Servicetechniker, die jeden Tag einen Schwung Lieferscheine von ihrem Arbeitseinsatz mitbringen? Die ein bis zwei Stunden täglich, die Sie für die Prüfung und Bearbeitung aufwenden, können Sie sich sparen und stattdessen sinnvoller nutzen.
Wir kennen erprobte Lösungen, um diesen Prozess zu automatisieren – ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben.
Automatisierung mit klaren Regeln: Das Prinzip der Prüfklassen
Ein bewährter Ansatz ist die automatische Abrechnung von Belegen, die klar definierte Prüfkriterien erfüllen. Dafür werden Regeln aufgestellt, nach denen ein Beleg automatisch als „abrechnungsfähig“ gilt. Beispiele für solche Kriterien können sein:
- Vollständigkeit der Artikelnummern und Preise
- Keine Abweichung zur Bestellung oder zum Lieferschein
- Fest definierte Rabattgrenzen werden eingehalten
- Kunde gehört zu einer freigegebenen Kategorie
Belege, die alle Bedingungen erfüllen, durchlaufen automatisch den Abrechnungsprozess. Nachts – außerhalb der Kernarbeitszeit – erstellt das System die entsprechenden Rechnungen und verschickt sie digital, etwa per E-Mail.
So werden Arbeitszeiten optimal genutzt und Routineaufgaben zuverlässig abgewickelt – ganz ohne menschliches Zutun.
Was passiert mit fehlerhaften Belegen?
Nicht alle Dokumente sind von Anfang an fehlerfrei. Doch das ist kein Hindernis – im Gegenteil. Belege, die die definierten Kriterien nicht erfüllen, werden aussortiert und zur manuellen Prüfung bereitgestellt. Diese Ausnahmebehandlung sorgt dafür, dass kein unklarer oder fehlerhafter Vorgang durchrutscht.
Der Vorteil: Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich nur noch auf die wirklich relevanten Fälle – dort, wo menschliche Entscheidungskompetenz gebraucht wird.
Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich der Anteil automatisierter Vorgänge bei gut gepflegten Daten rasch auf über 80 % steigern lässt.
Erfolgreich im Einsatz
Wir haben das Prinzip der regelbasierten Belegabrechnung bereits bei mehreren Kunden erfolgreich umgesetzt – die Einsparpotentiale sind enorm.
Gemeinsam wurden branchenspezifische Prüfklassen definiert und an die Warenwirtschaft angebunden. Die Vorteile zeigten sich schnell:
- Deutliche Zeitersparnis bei gleichbleibender Datenqualität
- Reduzierung manueller Eingriffe um bis zu 70 %
- Schnellere Rechnungsstellung, insbesondere bei Großkunden
- Weniger Rückfragen aus Buchhaltung und Vertrieb
Diese Beispiele zeigen: Mit einer klug geplanten Automatisierung lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch die Servicequalität gegenüber Ihren Kunden verbessern.
Ihr Potenzial: Einfach starten, schrittweise ausbauen
Die Einführung automatisierter Abrechnungsprozesse muss kein Großprojekt sein. Gerade im Mittelstand lassen sich diese Lösungen pragmatisch und modular umsetzen. Entscheidend ist ein klarer Fokus auf:
- Datenqualität und Struktur in Ihrer Warenwirtschaft
- Transparente Prüfregeln, die nachvollziehbar dokumentiert sind
- Prozesse, die flexibel erweitert und angepasst werden können
EKM unterstützt Sie von der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse bis zur Umsetzung individueller Automatisierungsstrategien – mit praxiserprobten Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Fazit: Entlastung schaffen, wo es sinnvoll ist
Die Automatisierung der Belegabrechnung ist ein greifbarer Schritt zur digitalen Effizienz. Unternehmen, die hier investieren, gewinnen nicht nur Zeit und Kostenersparnis – sie entlasten auch ihre Teams und steigern die Zufriedenheit ihrer Kunden.
Möchten Sie erfahren, wie viel Automatisierung in Ihrem Abrechnungsprozess möglich ist?
Dann sprechen Sie mit uns. Wir zeigen Ihnen, was heute schon geht – und wie Sie davon profitieren können:
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