Als Unternehmer reflektieren Sie immer wieder die Abläufe in ihrem Unternehmen. Sie machen sich Gedanken über Optimierung und Stabilität der Prozesse. Mit den Verantwortlichen im Boot werden die Änderungen beschlossen. Alle sind euphorisch! Und nach einem halben Jahr ist alles wieder beim Alten. Kennen Sie das?
Wie kann das immer wieder passieren?
Jeder weiß was und jeder weiß es etwas anders. Und so hat dann bald jeder seinen eigenen Prozess. Wie es in der Praxis so laufen kann:
- Neue Mitarbeiter werden eingearbeitet – das Wissen mündlich weitergegeben. Für die Punkte, die dabei vergessen werden, entwickelt sie eigene Lösungsansätze.
- Rahmenbedingungen ändern sich und die Mitarbeiter passen sich an – jeder auf seine Weise.
- Es wird etwas besprochen. Im Nachhinein stellt sich heraus, dass es doch jeder etwas anders interpretiert und altbewährte Verhaltensmuster schleichen sich zurück in den Alltag.
Jeder Mitarbeiter gibt dabei das Beste, doch wenn der Blick auf das Große und Ganze fehlt, geht es schnell wieder zurück auf Start. Vermeintlich gelöste Themen und Herausforderungen gehören nach einer gewissen Zeit wieder zur Tagesordnung und am Ende hat man das Gefühl auf der Stelle zu treten…
Jetzt geht’s vorwärts
Dem vor und zurück können Sie leicht vorbeugen, indem Sie folgende 3 Punkte beachten:
- Dokumentieren!
Die wichtigste Grundlage ist, Vereinbarungen schriftlich zu fixieren. Zum Nachschauen, Einarbeiten und Weiterentwickeln. Die Kunst hier ist, das richtige Maß zu finden.
- Gewusst wo?
Die Informationen sind leicht zugänglich und jeder weiß, wo er sie findet. Für einfache Anweisungen helfen Hinweisschilder, z. B. im Lager. Bei komplexeren Aufgabenstellungen sind Wiki-Systeme eine hervorragende Möglichkeit Informationen im schnellen Zugriff zu halten.
- Stimmt noch alles?
Es macht Sinn, regelmäßig zu prüfen (z. B. 1x pro Jahr), ob die Dokumentationen noch aktuell sind, eingehalten werden oder ob sich vielleicht sogar bessere Prozesse eingeschlichen haben, die als neuer Standard für alle bekannt gemacht werden können.
Das ist Ruckzuck wieder drin
Das mag alles erst mal aufwändig klingen und ja es ist eine Investition. Einmal eingeführt, wird sich diese in kürzester Zeit für Sie auszahlen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird damit zum Kinderspiel, bei Abweichungen gibt es eine solide Grundlage auf deren Basis Sie im Team besprechen können, wie es in Zukunft gehandhabt werden soll. Gute Ideen werden wirklich zu Verbesserungen.
Und bei EKM?
Wir sprechen hier aus Erfahrungen. Vor 3 Jahren haben wir unsere Prozesse, wer entscheidet was, wer ist wann zu informieren und was so zu beachten ist, in unserem Wiki dokumentiert. Auch prüfen wir das Ganze jedes Jahr und schätzen das inzwischen sehr. Heute wird das neue System von allen gelebt und geliebt. Es schafft Transparenz und spart enorme Zeit!
Sehr gerne können Sie von unseren Erfahrungen profitieren.
Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.
Ihre Ansprechpartnerin: Ulrike Schulz
Telefon: 089 629906-0, E-Mail: info@ekm.de
Ihr EKM-Team