Inzwischen sind wir mehr als ein Jahr im Homeoffice und sehr gut eingespielt. Jeder entscheidet selbst, ob er im Büro oder von zu Hause arbeitet. Etwas anstrengend wurde es nur mit dem Zugriff auf die Unterlagen, die in den Ordnern im Büro zur Verfügung stehen, z. B. die Personalakten. Mal schnell was nachschauen, wenn man im Homeoffice ist, das geht nicht. Die bisherigen Abläufe funktionieren nicht mehr.
Der Blick auf den Datenschutz war dann ausschlaggebend für die Entscheidung, dass ein Herumwandern von Personalakten im Homeoffice auf gar keinen Fall möglich ist. Eine digitale Lösung musste her!
Digitale Personalakte bei EKM
Klar, kannten wir die digitale Personalakte von GDI. Aber ist der „Aufwand“ für 8 Mitarbeiter gerechtfertigt?
Wir haben die GDI Personalakte eingeführt und sind begeistert! Durch die enge Vernetzung mit GDI Lohn und GDI Zeit konnten wir mit wenigen Klicks die Stammdaten aus GDI Lohn in die Personalakte übertragen. Die Datenpflege der Stammdaten ist nur einmal erforderlich und aktualisiert sich in den verbundenen Systemen automatisch. Das ist zeitsparend, bequem und sicher.
Jetzt haben wir die Wiedervorlagen für die Führerscheinkontrolle, gesetzlich vorgeschriebene Schulungen, z. B. Arbeitssicherheit und Datenschutz, im Griff. Einmal eingerichtet, erfolgt die Erinnerung per Mail. Und es wird nichts mehr übersehen.
Mitarbeitergespräche können komplett in der digitalen Personalakte vorbereitet und dokumentiert werden – die Aufzeichnungen der letzten Gespräche stehen direkt zur Verfügung.
Und noch mehr …
- Löhne und Gehälter planen und in GDI Lohn importieren
- Lohnhistorie auf einen Blick
- Flexible Gestaltung der Kategorien in den Stammdaten
- Verwaltung von z. B. Laptops, Handy, Firmenfahrzeugen
- Mitarbeiterdarlehen
- Zusatzmodul Fortbildungsmanagement
So tickt die digitale Personalakte!
Die Struktur entspricht quasi dem CRM-System in der BLine. Das heißt, wer die BLine kennt, findet sich hier auf Anhieb zurecht. Und auch sonst ist die Handhabung einfach, logisch und schnell zu verstehen.
Fazit
Der Zugriff auf die digitale Personalakte von überall, für alle Berechtigten, gibt uns die Flexibilität, die wir so schätzen. Wir sehen einen Mehrwert für alle Unternehmen – unabhängig von der Größe. Ein typischer Fall von „hinterher kann man es sich gar nicht mehr vorstellen, wie es vorher war“!
Und es ist wieder ein Schritt geschafft, noch umweltbewusster und nachhaltiger zu arbeiten.
Sie haben Fragen?
Dann schicken Sie uns eine E-Mail an info@ekm.de oder rufen Sie uns an unter der 089 629960-0.
Ihr Ansprechpartner zum Thema digitale Personalakte: Andreas Kaspar
Ihr EKM-Team